Politique de protection des données à caractère personnel

 

Dans le cadre de la navigation sur le site cse-dsse.fr, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE DS est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE DS (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE DS, agissant en qualité de responsable du traitement.

1.   Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE DS ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE DS peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les données traitées par le CSE DS, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

  1. a) Pour l’identification de l’employé :

– nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles ;

– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;

  1. b) Pour la situation familiale :

– situation matrimoniale ;

– ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, coordonnées personnelles ;

  1. c) Pour les éléments professionnels :

– matricule interne (et matricule du conjoint si existant), entreprise, date d’entrée aux effectifs, service, qualification, type de contrat, situation géographique, date de sortie ;

  1. d) Pour la situation financière :

– montants de revenus d’activité (avis d’imposition ou fiche de paie) ;

– mandat de prélèvement ;

– RIB ou RIP ;

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

  1. e) Pour les prestations offertes :

– pour les séjours ou activités : dates de début et de fin, lieu, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille, relevés de comptes relatifs au séjour, justificatifs relatifs au séjour ou aux activités ;

– pour les prestations avec critères d’éligibilité : coordonnées et informations personnelles relatives à ces critères (certificat de scolarité, justificatifs, certificats médicaux…) ;

– d’une manière générale : montant de la prestation, type de paiement (prélèvements, chèques), références du moyen de paiement (numéros de chèques, RUM), numéros des bons d’achat ou identifiants et mots de passes provisoires de comptes.

  1. f) Autres :

– Information liées à un éventuel handicap : carte nationale d’invalidité…

 

2.  Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE DS, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

  • Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit ;
  • Gestion de la comptabilité et de la trésorerie: établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires, prélèvements, encaissements, virements ;
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales: gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;

Œuvres sociales pouvant être proposées :

  • chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives et de loisirs, prêts d’ouvrages et médiathèques ;
  • attribution de subventions pour la garde d’enfants, les études, les séjours, les activités sportives et de loisirs, les abonnements billetterie ;
  • proposition d’offres promotionnelles.
  • Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements ;
  • Gestion de la messagerie du CSE, du module de petites annonces, du module FAQ (réclamations professionnelles).
  • Respect de la réglementation en vigueur.

3.  Durée de conservation

Le CSE DS ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE DS est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales.)

Pour connaître la durée de conservation des documents : se référer à notre charte RGPD.

4.  Destinataires des Données 

Les destinataires des Données Personnelles traitées par Le CSE DS sont :

  • PROWEBCE aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.
  • SAGE aux fins d’hébergement, du support et de l’accompagnement à l’utilisation de notre outil comptable.
  • Nos experts comptables et commissaires aux comptes, les cabinets BEC et APC.
  • Certains de nos prestataires, en vue de la mise en œuvre des prestations ASC.

5.  Sécurité des Données

Le CSE DS s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE DS veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6.  Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès de Le CSE DS en envoyant votre demande :

7.   Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

donnees.personnelles@cse-dsse.fr

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE DS est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.